Informatiile cerute, sub orice forma, de catre angajator persoanei care solicita angajarea cu ocazia verificarii prealabile a aptitudinilor nu pot avea un alt scop decat acela de a aprecia capacitatea de a ocupa postul respectiv, precum si aptitudinile profesionale.
Angajatorul poate cere informatii in legatura cu persoana care solicita angajarea de la fostii sai angajatori, dar numai cu privire la activitatile indeplinite si la durata angajarii si numai cu incunostintarea prealabila a celui in cauza”.
Toate aceste prevederi de mai sus sunt prevazute la art. 29 din Codul Muncii.
Dar in ce situatie se poate cere cazierul unui candidat? Verificarea temeinica a candidatilor in cauza? Specialistii ne explica:
"Va rugam sa ne clarificati care este baza legala in Romania pentru verificarile pe care un angajator le poate efectua asupra unui candidat in etapa de recrutare, in special pentru pozitii cheie sau de top management. Dorim sa stim in ce masura este permis, conform legislatiei muncii si GDPR: verificarea autenticitatii studiilor si calificarilor; solicitarea sau obtinerea informatiilor privind cazierul judiciar; contactarea fostilor angajatori pentru referinte, fara intermediul candidatului; verificarea eventualelor antecedente profesionale sau comerciale relevante pentru integritatea rolului. De asemenea, va rugam sa ne precizati daca utilizarea unei Declaratii de consimtamant si informare privind verificarea antecedentelor poate constitui temei legal pentru aceste verificari si care sunt conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca pentru a fi conforma. Daca este posibil, va rugam sa ne furnizati si un model de declaratie."
Raspunsul specialistilor:
Motivarea angajatilor
Apararea Impotriva Incendiilor - Ghid Practic
Instruire si testare SSM 11 modele de teste si instructiuni proprii SSM
Avand in vedere acest articol din Codul muncii, temeiul legal pentru solicitarea de informatii, realizarea de verificari este art. 29 alin. (3) si (4), insa modul in care se fac aceste verificari trebuie prevazut in regulamentul intern sau in contractul colectiv de munca.
Referitor la verificarea autenticitatii studiilor si calificarilor, nu ne este clar la ce va referiti, deoarece actele de studii si cele de calificare (certificate de calificare sau de competente) sunt documente cu regim special emise de institutii de invatamant sau de furnizori autorizati de formare profesionala. In faza de interviu, puteti solicita candidatilor selectati sa prezinte originalul documentelor de studii si de calificare pentru a le vizualiza, iar, in cazul persoanelor care vor fi incadrate in munca, in urma selectiei realizate, va trebui sa aveti, pentru dosarul de personal, copii ale acestor documente de studii/calificare care sa certifice legalizarea inregistrarii in REGES, conform art. 8 alin. (3) din HG nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenta a salariatilor - REGES-ONLINE.
Apreciem ca la fel ar trebui procedat si in legatura cu documente de formare emise de alte tipuri de furnizori de pregatire profesionala, respectiv trebuie solicitat originalul documentului de formare astfel incat sa il vizualizati, iar dumneavoastra puteti retine la dosarul de personal o copie a acestuia. Aceste copii ale documentelor originale de studii, calificare, specializare etc pot fi conformate cu originalul, pe baza faptului ca ati vazut originalele prezentate de titular.
Spre deosebire de actele de studii/calificare, ce sunt prevazute in HG nr. 295/2025, mentionata la sus, cazierul judiciar nu este mentional de Codul muncii sau de reglementarea privind REGES.
Cazierul judiciar este documentul care arata situatia judiciara a unei persoane, prin urmare contine, dupa caz, informatii despre condamnari sau masuri penale, ori proceduri administrative.
Acest tip de date sunt considerate date cu caracter personal a caror prelucrare se face numai cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a directivei 95/46/CE (regulamentul general privind protectia datelor GDPR).
Angajatorii care solicita cazierul juridiciar la angajare trebuie sa stie ca prelucrarea datelor din cazierul judiciar trebuie sa respecte principiile stabilite de art. 5 alin. (1) lit. b) si c) din GDPR.
Prin urmare, datele cu caracter personal trebuie sa fie:
b) colectate in scopuri determinate, explicite si legitime si nu sunt prelucrate ulterior intr-un mod incompatibil cu aceste scopuri ("limitari legate de scop");
c) adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar in raport cu scopurile in care sunt prelucrate ( reducerea la minimum a datelor ).
De asemenea, trebuie avute in vedere si dispozitiile art. 10 din GDPR care stabilesc ca prelucrarea de date cu caracter personal referitoare la condamnari penale si infractiuni sau la masuri de securitate conexe in temeiul articolului 6 alineatul (1) se efectueaza numai sub controlul unei autoritati de stat sau atunci cand prelucrarea este autorizata de dreptul Uniunii sau de dreptul intern care prevede garantii adecvate pentru drepturile si libertatile persoanelor vizate.
Avand in vedere si faptul ca Legea nr.53/2003 – Codul muncii, nu prevede acest document ca unul care trebuie prezentat la angajare, in opinia noastra, angajatorii pot solicita acest document la angajare doar daca exista o dispozitie legala expresa cu privire la acest lucru, mai ales ca art. 29 alin. (3) din Codul muncii prevede ca solicitarea de informatii de la candidat ”nu pot avea un alt scop decat acela de a aprecia capacitatea de a ocupa postul respectiv, precum si aptitudinile profesionale”.
Mentionam ca exista cazuri in care prin legislatie este prevazuta obligativitatea solicitarii certificatului de cazier judiciar la angajare, cum ar fi de exemplu:
- in cazul angajarii la o institutie publica/bugetara;
- in cazul gestionarilor conform prevederilor Legii nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor agentilor economici, autoritatilor sau institutiilor publice, cu modificarile si completarile ulterioare (art. 4);
- in cazul personalului de paza sau protectie, conform Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor, cu modificarile si completarile ulterioare, se prevede ca trebuie sa nu aiba antecedente penale pentru infractiuni savarsite cu intentie (art. 36 lit. c) si art. 37 alin. (1)).
- in cazul consilierilor juridici, conform prevederilor art. 9 din Legea nr. 514/2003 privind organizarea si exercitarea profesiei de consilier juridic.
- in cazul medicilor, medicilor stomatologi, conform prevederilor Legii nr. 95/2006 – art. 388 si 489.
Probleme practice pe care trebuie sa le rezolve ORICE firma pentru a evita amenzile uriase prevazute de GDPR!
Rezultatul este lucrarea Protectia datelor personale la locul de munca. Ghid practic de implementare – un produs complet, cu o utilitate extraordinara pentru orice firma, care trece in revista si rezolva (punct cu punct) toate obligatiile pe care vi le aduce GDPR, detalii AICI <<<
Referitor la contactarea fostilor angajatori pentru referinte, aceasta este permisa, in conditiile prevazute de Codul muncii – art. 29 alin. (4) si numai cu privire la activitatile indeplinite si la durata angajarii si numai cu incunostintarea prealabila a celui in cauza.
In ceea ce priveste verificarea eventualelor antecedente profesionale sau comerciale relevante pentru integritatea rolului, apreciem ca se poate face numai in conditiile art. 29 din Codul muncii, citat mai sus.
Referitor la o Declaratie de consimtamant si informare privind verificarea antecedentelor, in opinia noastra, in lipsa unor prevederi legale exprese, aceasta poate fi usor interpretata ca fiind un consimtamant viciat, deoarece daca persoanele care candideaza la un post trebuie sa dea aceasta declaratie pentru a participa la procesul de selectie, practic nu mai este un consimtamant liber exprimat, ci este o obligatie.
In opinia noastra, se face o informare a candidatului (nu declaratie) numai pentru situatia prevazuta la art. 29 alin. (4) din Codul muncii. In aceasta informare (care ar trebui sa fie scrisa, sau poate fi trecuta chiar in anuntul de recrutare, in care se explica etapele procesului de recrutare) se precizeaza ca: angajatorul isi rezerva dreptul de a solicita referinte despre canditati de la angajatorii anteriori cu privire la activitatile indeplinite si la durata angajarii, in confomitate cu prevederile art. 29 alin. (4) din Codul muncii.
Astfel toti candidatii sunt informati ca, in conformitate cu Codul muncii, se pot cere referinte de la angajatorii anteriori.
Un punct de vedere oferit de catre Portalcodulmuncii.ro <<<
