Modificarile legislative din ultimii ani, inclusiv trecerea la REGES Online, cresterea importantei transparentei salariale si actualizarile privind salariul minim, obliga departamentele de resurse umane sa aiba proceduri clare si documente actualizate.
Un manager HR trebuie sa cunoasca atat regulile generale din legislatia muncii, cat si obligatiile tehnice privind transmiterea datelor despre salariati.
1. Salariul trebuie stabilit si modificat cu respectarea Codului muncii
Una dintre responsabilitatile principale ale departamentului HR este gestionarea corecta a salariilor si a modificarilor acestora.
Potrivit art. 159 din Codul muncii, salariul reprezinta contraprestatia muncii depuse de salariat in baza contractului individual de munca si cuprinde salariul de baza, indemnizatiile, sporurile si alte adaosuri.
Salariul se stabileste prin negociere individuala intre angajator si salariat, insa aceasta negociere trebuie sa respecte limitele impuse de legislatie. Angajatorul nu poate stabili un salariu de baza brut inferior salariului minim brut pe tara garantat in plata.
Hartuirea si discriminarea la locul de munca Legislatie explicata si studii de caz
Regulamentul intern in avantajul dvs Ghid complet
Concedierea perfect legala
STOP! Avem o oferta de neegalat pentru tine!
Iti prezentam Salarizare-Explicata.ro, o interfata complet noua – mai moderna, mai intuitiva si mai bine adaptata nevoilor tale! Asistentul dumneavoastra de incredere in Salarizare, REGES-ONLINE si Contributii sociale, detalii AICI <<<
In cazul majorarii salariului minim sau al modificarii unor elemente salariale, managerul HR trebuie sa urmareasca mai multe etape:
• identificarea salariatilor afectati de modificare;
• intocmirea documentelor necesare, de regula act aditional la contractul individual de munca;
• transmiterea modificarii in REGES Online in termenul legal;
• actualizarea procedurilor interne de salarizare.
Conform art. 17 din Codul muncii, orice modificare a elementelor prevazute in contractul individual de munca trebuie comunicata salariatului si formalizata corespunzator.
Un risc frecvent apare atunci cand compania opereaza modificarea salariala in sistemul de payroll, dar nu actualizeaza si evidenta oficiala a contractelor de munca.
2. Managerul HR trebuie sa cunoasca obligatiile privind REGES Online
REGES Online reprezinta sistemul prin care angajatorii transmit datele privind contractele individuale de munca catre Inspectia Muncii.
Trecerea de la Revisal la REGES Online schimba modul in care angajatorii gestioneaza evidenta salariatilor si impune o atentie mai mare asupra corectitudinii informatiilor introduse.
In registru trebuie transmise informatii precum:
• datele de identificare ale angajatorului si salariatului;
• functia si ocupatia;
• tipul contractului;
• durata timpului de munca;
• salariul de baza lunar brut;
• sporurile si indemnizatiile prevazute;
• perioada contractului;
• modificarile si suspendarile contractului.
Managerul HR trebuie sa se asigure ca exista o responsabilitate clar stabilita in cadrul organizatiei pentru operarea datelor.
O eroare in REGES Online poate genera probleme in controalele inspectorilor de munca, deoarece registrul reprezinta documentul oficial prin care autoritatile verifica respectarea obligatiilor angajatorului.
Potrivit legislatiei privind registrul general de evidenta a salariatilor, angajatorii au obligatia de a transmite datele in termenele stabilite. Nerespectarea acestor obligatii poate atrage sanctiuni contraventionale.
3. Termenele de transmitere in REGES Online trebuie monitorizate permanent
Una dintre cele mai importante responsabilitati ale managerului HR este respectarea termenelor de transmitere a modificarilor.
Nu toate schimbarile privind relatia de munca se transmit in acelasi interval de timp.
Exemple:
• modificarea salariului de baza trebuie transmisa inainte de producerea modificarii, conform regulilor aplicabile registrului;
• modificarea functiei trebuie operata in termenul prevazut de legislatie;
• suspendarea contractului trebuie transmisa inainte de data suspendarii, in situatiile prevazute de lege;
• incetarea contractului trebuie transmisa cel tarziu la data incetarii.
O practica recomandata pentru departamentele HR este existenta unui calendar intern pentru modificarile contractuale.
De exemplu, daca salariile se modifica incepand cu data de 1 a lunii, departamentul HR trebuie sa pregateasca documentele si transmiterea in registru inainte de aceasta data, nu dupa procesarea statului de plata.
4. Transparenta salariala schimba modul in care companiile trebuie sa gestioneze salariile
Directiva europeana privind transparenta salariala, Directiva (UE) 2023/970, aduce schimbari importante in modul in care angajatorii stabilesc si comunica politicile de remunerare.
Managerii HR trebuie sa pregateasca organizatia pentru noile obligatii privind:
• criterii obiective de stabilire a salariilor;
• diferentele salariale intre angajati aflati pe pozitii comparabile;
• informarea candidatilor despre nivelul salarial al postului;
• accesul angajatilor la informatii privind remuneratia.
Principiul de baza este ca diferentele salariale trebuie justificate prin criterii neutre, precum:
• experienta profesionala;
• nivelul de responsabilitate;
• competentele;
• performanta profesionala;
• conditiile de munca.
Un manager HR trebuie sa analizeze din timp structura salariala interna si sa identifice eventualele diferente care nu pot fi explicate prin criterii obiective.
Companiile care nu au o arhitectura salariala clara vor avea dificultati in momentul aplicarii obligatiilor de transparenta.
5. Plata salariului, sporurile si timpul de munca trebuie corelate corect
Salarizarea nu inseamna doar stabilirea salariului de baza. Managerul HR trebuie sa urmareasca toate componentele care influenteaza veniturile angajatilor.
Codul muncii reglementeaza distinct:
• munca suplimentara;
• munca de noapte;
• munca in zilele de sarbatoare legala;
• repausul saptamanal;
• indemnizatiile si sporurile.
Conform art. 122 din Codul muncii, munca suplimentara se compenseaza prin ore libere platite in urmatoarele 90 de zile calendaristice dupa efectuarea acesteia.
Daca acest lucru nu este posibil, salariatul beneficiaza de un spor la salariu, stabilit prin contractul individual de munca sau contractul colectiv aplicabil.
O eroare frecventa in companii este acordarea unor sporuri in statul de plata fara existenta unei prevederi contractuale clare sau fara transmiterea corecta a informatiilor in registrul salariatilor.
6. Contractele part-time si salariile aferente necesita atentie speciala
Contractele cu timp partial reprezinta una dintre zonele unde apar frecvent controale si erori.
Potrivit art. 103 din Codul muncii, salariatul cu fractiune de norma este acel salariat al carui numar normal de ore de munca, calculat saptamanal sau lunar, este inferior numarului de ore normale pentru un salariat cu norma intreaga comparabil.
Managerul HR trebuie sa verifice:
• numarul de ore prevazut in contract;
• repartizarea programului de lucru;
• salariul raportat la timpul efectiv lucrat;
• evidenta orelor prestate.
In cazul contractelor part-time, trebuie urmarita si legislatia fiscala privind contributiile sociale datorate pentru anumite situatii in care venitul este inferior salariului minim.
O administrare incorecta poate genera diferente de contributii si obligatii suplimentare pentru angajator.
7. Documentele interne si procedurile HR trebuie actualizate permanent
Un manager HR eficient trebuie sa trateze salarizarea si REGES Online ca parte dintr-un sistem integrat de administrare a personalului.
Compania trebuie sa aiba proceduri clare privind:
• aprobarea modificarilor salariale;
• fluxul documentelor intre HR, management si contabilitate;
• verificarea datelor introduse in REGES Online;
• arhivarea actelor aditionale;
• controlul periodic al informatiilor din registru.
O verificare interna periodica poate identifica probleme precum:
• salarii diferite in contracte si in sistemul de salarizare;
• functii actualizate incorect;
• sporuri neinregistrate;
• suspendari sau incetari transmise cu intarziere.
In contextul actual, managerul HR trebuie sa priveasca salarizarea ca pe un proces strategic, nu doar ca pe o operatiune administrativa. Corectitudinea datelor din contracte, statul de plata si REGES Online influenteaza direct conformitatea companiei si relatia cu angajatii.
