Dar, ca sa realizezi sedinte eficiente si productive nu este deloc simplu, iar cel care are in vedere astfel de initiative ar trebuie sa tina cont de anumite lucruri. In acest fel, discutiile vor fi constructive si vor ajuta angajatii.
Care sunt "secretele" unei sedinte de succes
Este important ca sedintele sa nu fie foarte dese, altfel s-ar putea pierde din valoare. Este bine ca angajatorul sau managerii sa organizeze sedinte anuale si lunare, pentru a verifica rezultatele echipei, dar si sedinte spontane, in contextul in care exista situatii care trebuie discutate urgent.
Ora la care incepe sedinta este importanta si ar trebui sa se tina cont de fluxul activitatii companiei, astfel incat angajatii sa nu fie stresati din cauza imposibilitatii de a finaliza anumite taskuri necesare. De exemplu, studiile in domeniu arata ca sedintele programate luni la prima ora sau vineri, inainte de plecare, nu sunt deloc eficiente, iar motivele sunt lesne de inteles. Asa ca, ar fi bine ca sedintele sa fie programate intr-un interval de timp propice tuturor angajatilor, iar zilele din mijlocul saptamanii sunt cele mai indicate.
40 Modele de Regulament Intern
Procedura completa la angajare Caiet de lucru pentru angajatori si manageri de HR
Instruire si testare SSM 5 modele de teste si instructiuni proprii SSM
Cat de lungi ar trebui sa fie sedintele, este alt aspect pe care ar trebui sa il ia in considerare managerii. Sedintele interminabile nu vor face decat sa oboseasca salariatii, acestia nereusind sa asimileze toate informatiile primite. Cel mai bine ar fi ca o sedinta sa nu depaseasca o ora, in acest fel angajatii vor fi receptivi si atenti la ceea ce se discuta.
Sedintele in care doar managerul vorbeste, tinand un monolog, nu sunt deloc eficiente, acest mod de a stimula angajatii fiind un esec. De asemenea, cei aflati in functii de conducere nu ar trebui sa arunce toate responsabilitatile asupra salariatilor, ci ar trebui atrasa atentia, asupra aspectelor in cauza, intr-un mod pertinent, dar eficient. Cei care ridica tonul si ii jignesc pe subalterni nu vor rezolva nimic, ba mai mult, situatia se va inrautati, probabil.
Sedintele trebuie sa aiba o concluzie, asa ca cine organizeaza evenimentul ar trebuie sa urmeze doi pasi: discutarea subiectelor in cauza si stabilirea agendei. In acest fel, fiecare angajat va sti ce are de facut in perioada urmatoare si nu va putea sa fuga de asumarea responsabilitatilor.
Asa ca, stabilirea unui plan de actiune este cea mai buna metoda de a te asigura ca sedinta pe care ai organizat-o a fost un succes. Conform termenelor stabilite si responsabilizarii angajatilor, la sedinta urmatoare vei putea trage concluziile initiativei tale.
