”Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.”
De asemenea, in noua reglementare privind evidenta muncii HG 295/2025 privind Registrul general de evidenta a salariatilor - REGES-ONLINE, la art. 8 exista o prevedere similara: ”(3) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in Registru.”
Stop! Afla totul despre Reges Online! Ce va oferim?
Lucrarea REGES Online - Ghid practic de utilizare, care detaliaza pasii corecti de operare in noul sistem. Este practic ghidul de care aveti nevoie pentru a naviga corect intre ReviSal si REGES-ONLINE, detalii AICI <<<
Atunci cum se va proceda la angajarea unei persoane cu studii medii pe o functie ce necesita studii superioare? Specialistii de la PortalCodulMuncii:
Portal Codul Muncii - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari
Apararea Impotriva Incendiilor - Ghid Practic
Regulamentul intern in avantajul dvs Ghid complet
"Ma puteti ajuta cu urmatoarea speta: Care sunt variantele in cazul in care ai un candidat cu studii medii dar experienta este pentru o functie cu studii superioare? Ce riscuri implica incadrarea acesteia pe o functie superioara studiilor ei?"
Raspunsul specialistilor:
Avand in vedere aceste prevederi legale, in opinia noastra, la dosarul de resurse umane al salariatului ar trebui sa se regaseasca acte de studii/de calificare aferente functiei cu studii superioare si care sa certifice corectitudinea completarii in registru a unei ocupatii/functii.
Analizand prevederile 905/2017 si ale HG nr. 295/2025, nu am regasit o sanctiune stabilita expres pentru pentru nerespectarea prevederilor mentionate mai sus, insa nu excludem posibilitatea ca inspectorii de munca sa lege lipsa documentelor de studii/calificare corespunzatoare de alte elemente ce pot fi sanctionate sau sa considere aceasta lipsa un element pe baza caruia sa aplice cuantumul cel mai mare al unei amenzi.
Totusi, in HG nr. 295/2025 am regasit o sanctiune mai generala, la art. 9 alin. (4) ”Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 3.000 lei la 6.000 lei urmatoarele fapte:
a) completarea Registrului cu date eronate sau incomplete;”.
In aplicatia REGES online trebuie completat nivelul de studii necesar ocuparii postului, iar daca acesta este studii superioare, iar persoana angajata nu are acest nivel de studii, este posibil sa devina aplicabila aceasta sanctiune.
In Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicata cu modificarile si completarile ulterioare, la art. 29 alin. (1) si (2) se prevede:
”(1) Contractul individual de munca se incheie dupa verificarea prealabila a aptitudinilor profesionale si personale ale persoanei care solicita angajarea.
(2) Modalitatile in care urmeaza sa se realizeze verificarea prevazuta la alin. (1) sunt stabilite in contractul colectiv de munca aplicabil, in statutul de personal - profesional sau disciplinar - si in regulamentul intern, in masura in care legea nu dispune altfel.”
Insa nici in Codul muncii nu am regasit o sanctiune legata de acest aspect, dar prevederile de mai sus stabilesc responsabilitatea angajatorului de a verifica aptitudinile profesionale ale persoanelor pe care le angajeaza, iar una dintre modalitatile de verificare este solicitarea actelor de studii/calificare.
In acest context, in opinia noastra, lipsa unui document de studii/calificare poate fi relevanta in cazul unui eveniment/accident de munca.
In HG nr. 1425/2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii securitatii si sanatatii in munca nr. 319/2006 se prevede la art. 122, referitor la cercetarea evenimentelor/accidentelor de munca ca la dosarul de cercetare, pentru a se determina caracterul accidentului, cuprinde si o ”copie a diplomei, adeverintei sau certificatului de calificare a victimei”.
Astfel, existenta unui document care sa ateste studiile/calificarea pentru functia/ocupatia exercitata este solicitata pentru analiza imprejurarilor in care s-a produs un accident de munca si a responsabilitatilor ce revin partilor implicate.
De asemenea, daca functia/ocupatia pe care doriti sa angajati persoana in cauza este una reglementata, iar respectiva reglementare prevede un anumit nivel/categorie de studii, atunci v-ati afla in situatia de a incalca prevederile legale incidente exercitarii acelei ocupatii/meserii.
Alte riscuri, in functie de ocupatia in cauza, ar putea fi neindeplinirea corespunzatoare a sarcinilor de serviciu si posibile situatii care pot duce la nemultumirea clientilor societatii si angajarea raspunderii civile a acesteia daca se produc pagube clientilor, sau asa cum am mentionat mai sus, riscul unui accident de munca din lipsa cunostintelor profesionale care nu pot fi suplinite doar din experienta detinuta.
Un alt risc ar putea fi aparitia unor nemultumiri in randul personalului fata de faptul ca persoana ocupa o functie pentru care nu detine studiile necesare situatie care poate conduce la conflicte interne.
Un raspuns oferit de catre expertii de la PortalCodulMuncii, in septembrie 2025. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si resurse umane.
