Incercam implementarea semnaturii electronice pentru documente HR cu furnizorul nostru de program informatic care ne ofera solutie de semnatura calificata Certsign. Intrebarea noastra se refera la posibilitatea ca salariatul sa primeasca documentul de semnat pe o adresa de e-mail proprie avand in vedere ca avem multi salariati care nu au adresa de e-mail pe companie."
Raspunsul specialistilor:
Nu exista niciun impediment ca salariatul sa primeasca documentele de resurse umane semnate electronic pe adresa personala de posta electronica.
Insa, apreciem ca procedura privind utilizarea semnaturii electronice in societate ar trebui sa fie descrisa in Regulamentul intern si acolo puteti prevedea ca se pot utiliza, pentru transmiterea/primirea documentelor semnate electronic atat adresele de posta electronica de serviciu, cat si adresele de posta electronica personale, pentru salariatii care nu au adrese de serviciu si care sunt de acord sa utilizeze adresa personala pentru acest scop. Practic trebuie sa reglementati faptul ca, la nivelul societatii, comunicarea oficiala a actelor de resurse umane semnate electronic se face prin posta electronica, la adresele de serviciu (pentru salariatii care au asemenea adrese de posta electronica) sau, dupa caz, la adresele personale declarate de salariati.
De asemenea, corelat cu cele mentionate mai sus, este necesar ca fiecare salariat sa-si exprime in scris acordul cu privire la utilizarea adresei personale de posta electronica pentru corespondenta oficiala cu angajatorul cu privire la actele de resurse umane semnate electronic, urmand ca acest acord sa se regaseasca la dosarul de personal.
Instruire si testare SSM 11 modele de teste si instructiuni proprii SSM
Contractul de Munca 160 de formulare EDITABILE obligatorii prin lege
Ghidul HR-istului
In acest mod, salariatul cunoaste, atat din regulamentul intern cat si din acordul expres pe care il exprima, faptul ca modalitatea oficiala de transmitere/primire a actelor semnate electronic este adresa personala de posta electronica.
Un raspuns oferit in octombrie 2023, de catre specialistii de la PortalCodulMuncii. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si resurse umane.
