Acest lucru este permis de legislatia muncii, cu anumite conditii legate de semnaturile electronice si regulamentele interne ale companiei. Iti explic mai jos detaliat, bazat pe prevederile legale actuale (valabile in 2025, conform Codului muncii actualizat).
Iata un studiu de caz relevant prezentat de expertii de la PortalCodulMuncii:
"As dori sa stiu daca se poate folosi un sistem HR de gestionare a cererilor de concediu, invoirilor, orelor suplimentare si a concediilor medicale. Adica ca angajatul sa solicite intr-un soft acordarea unei zile de concediu, iar seful ierarhic sa-i aprobe aceasta cerere, fara utilizarea unei cereri scrise si semnate olograf?"
Raspunsul specialistului:
Prevederi legale principale
33 instrumente vitale pentru un management de succes
Regulamentul intern in avantajul dvs Ghid complet
Apararea Impotriva Incendiilor - Ghid Practic
Art. 16 din Codul muncii prevede:
(1) Contractul individual de munca se incheie in baza consimtamantului partilor, in forma scrisa, in limba romana, cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii de catre salariat. Obligatia de incheiere a contractului individual de munca in forma scrisa revine angajatorului.
(1^1) Partile pot opta sa utilizeze la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata.
(1^2) Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnaturii electronice, semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru intocmirea tuturor inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca rezultate la incheierea contractului individual de munca, pe parcursul executarii acestuia sau la incetarea contractului individual de munca, in conditiile stabilite prin regulamentul intern si/sau contractul colectiv de munca aplicabil, potrivit legii.
(...)
Asadar, conform Codului muncii, angajatorii pot implementa sisteme digitale pentru documentele din relatiile de munca, inclusiv cereri de concediu, invoiri sau ore suplimentare. Aceste documente pot fi semnate electronic, iar sistemul HR (cum ar fi un soft dedicat) permite angajatului sa trimita cererea online, iar seful ierarhic sa o aprobe digital, fara hartie.
Tipuri de semnaturi electronice permise:
- Semnatura electronica calificata: Este echivalenta legal cu semnatura olografa si este recunoscuta automat in toata Uniunea Europeana (conform Regulamentului eIDAS nr. 910/2014). Este emisa de furnizori autorizati (ex: certSIGN, Trans Sped) si ofera cel mai inalt nivel de securitate. Recomandata pentru documente importante.
- Semnatura electronica avansata: Poate fi folosita pentru documente cu risc scazut, cum ar fi cererile de concediu, dar necesita dovezi suplimentare pentru validitate in caz de dispute. Este echivalenta cu olografa doar in Romania si trebuie specificata in regulamentul intern.
- Semnatura electronica simpla: Potrivita pentru procese interne cu risc minim (ex: aprobari zilnice), dar nu ofera aceeasi protectie legala ca celelalte. Poate include autentificare prin email, PIN sau alte metode simple.
- Pentru concedii medicale, cererile pot fi integrate in sistem, dar certificatele medicale propriu-zise (eliberate de medici) trebuie sa respecte regulile CNAS, care permit si ele transmiterea electronica in anumite cazuri.
Conditii de implementare
- Acordul partilor: Angajatorul nu poate obliga angajatii sa foloseasca semnatura electronica; trebuie sa existe optiunea de a alege intre electronic si olograf.
STOP!
Ultimele tendinte in HR!
Instrumente si strategii moderne pentru gestionarea resurselor umane. Achizitionati acum Ghidul HR-istului!
Contine cele mai noi tehnici de management HR, aplicate cu succes in marile corporatii din Romania, detalii AICI <<<
- Pe acelasi document, ambele parti (angajat si angajator) trebuie sa foloseasca acelasi tip de semnatura.
- Regulamentul intern sau contractul colectiv, trebuie sa includa prevederi clare despre utilizarea sistemului HR digital, procedura de aprobare si tipul de semnatura.
- De exemplu, softul poate genera un flux automat: angajatul trimite cererea, seful aproba cu un click (semnat electronic), iar sistemul inregistreaza totul.
- Arhivare: Documentele electronice trebuie arhivate digital, conform Legii nr. 16/1996 (Arhivele Nationale) si Legii nr. 135/2007 (arhivarea electronica). Ele pot fi transmise autoritatilor (ex: ITM) in format electronic la cerere.
- Riscuri: Daca se foloseste o metoda neconforma (ex: semnatura cu degetul pe ecran- cum se practica la institutiile bancare, fara certificat), documentul poate fi contestat in instanta. In caz de litigii, validitatea se verifica de catere instanta de judecata.
Exemple de sisteme HR
Multe companii din Romania folosesc softuri precum SAP SuccessFactors, Workday, BambooHR sau solutii locale (ex: Charisma HR, Sincron HR) care integreaza fluxuri de aprobare digitala pentru concedii si ore suplimentare.
Acestea pot fi configurate sa respecte legislatia, inclusiv integrarea cu REVISAL-REGES (registrul electronic al salariatilor).
Un raspuns oferit de catre expertii de la PortalCodulMuncii. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si resurse umane.
