Acest document este obligatoriu de eliberat si in cazul unui fost salariat care il solicita, deci dupa incetarea raporturilor de munca si sunt reglementate la art. 34 alin. (5).
Pentru eliberarea acestui document angajatorul are nevoie sa consulte documentele din dosarul de personal pentru a-si indeplini aceasta obligatie legala.
O prevedere similara se regaseste si in HG nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenta a salariatilor - REGES-ONLINE, unde la art. 8 se prevede:
Noua Platforma REGES: Tot ce trebuie sa stiti pentru a evita amenzile de pana la 20.000 Lei!
Incepeti acum tranzitia catre REGES-ONLINE cu ajutorul Ghidului practic de operare in ReviSal (Reges), detalii AICI <<<
(4) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia copii ale documentelor existente in dosarul personal, in termen de 15 zile lucratoare de la data solicitarii.
(5) Documentele sunt eliberate in copie certificata pentru conformitate cu originalul de catre reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de angajator.
Consilier - Codul Muncii abonament 12 actualizari
Totul despre pontaj si programul de lucru
Procedura completa la angajare Caiet de lucru pentru angajatori si manageri de HR
(7) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, astfel cum rezulta din Registru si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile lucratoare de la data solicitarii.
(8) Dosarele personale ale fiecarui salariat se pastreaza in conditii corespunzatoare, care sa asigure securitatea datelor, precum si respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal si ale art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, referitoare la statele de plata. Angajatorii raspund pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricarei alte persoane fizice sau juridice prin incalcarea acestor obligatii.”
Iata un studiu de caz util, prezentat de expertii de la PortalCodulMuncii:
"Ce-i pot raspunde unui fost angajat care-mi solicita stergerea tuturor datelor si documentelor din dosarul de personal, inclusiv contract de munca, acte aditionale etc.? "
Raspunsul salariatului:
Domeniul relatiilor de munca este un domeniu strict reglementat si, in opinia noastra, nu se poate realiza stergerea tuturor datelor din dosarul personal al unui salariat, deoarece angajatorul are stabilite, prin lege, obligatii cu privire la documentele si datele din dosarul personal si dupa incetarea raporturilor de munca.
Din prevederile enuntate mai sus rezulta ca angajatorul trebuie sa pastreze dosarele de personal in conditii bune si sa asigure securitatea datelor cu caracter personal, pentru a-si putea indeplini obligatia de a elibera, fie adeverinte, fie copii certificate ale documentelor din dosarul personal, la cererea, inclusiv, a fostilor salariati.
Astfel, datele din dosarul personal nu pot fi sterse si nici documentele (contracte, acte aditionale etc.) nu pot fi distruse deoarece angajatorul este obligat prin reglementarile mentionate sa le pastreze in dosarul personal si sa elibereze adeverinte sau copii certificate la solicitarea salariatului, inclusiv cand este vorba de un fost salariat care poate face o asemenea cerere la ani de zile dupa ce au incetat relatiile de munca cu angajatorul.
In situatia in care angajatorul ar distruge dosarul de personal nu si-ar mai putea indeplini aceste obligatii legale, iar neindeplinirea lor este sanctionata cu amenda contraventionala de la 3.000 de lei la 5.000 de lei (art. 9 alin. (6) din HG nr. 295/2025).
De asemenea, angajatorul are si obligatia de a arhiva dosarul de personal, in conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996 privind Arhivele Nationale, republicata si Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 (emis in baza Legii arhivelor nr. 16/1996).
Referitor la perioada de pastrare a documentelor, in Anexa 6 la Legea nr. 16/1996 este prevazuta o Lista a termenelor dupa care pot fi date in cercetare documentele privind interesele nationale, drepturile si libertatile cetatenilor. In aceasta lista, se mentioneaza pentru dosarele personale un termen de 75 de ani de la crearea dosarului.
Un raspuns oferit in iunie 2025, de catre expertii de la PortalCodulMuncii. Da click aici pentru mai multe raspunsuri si sfaturi de la specialisti in legislatia muncii si resurse umane.
