Instrumente de lucru nr. 1 pentru specialistii de HR

Arhivarea documentelor de HR. Dupa arhiva electronica, angajatorul e obligat sa pastreze si fisierele fizice?

24 /Mar2021
Arhivarea documentelor de HR. Dupa arhiva electronica, angajatorul e obligat sa pastreze si fisierele fizice?
Tags: arhivarea documentearhive electronicearhiva electronicasistem electronic arhivare

“In cazul constituirii arhivei electronice, angajatorul este obligat sa mai pastreze dosarele de personal fizic, in format pe hartie?”

Raspunsul specialistului:

 Reglementari privind arhivarea documentelor se regasesc in Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Nationale, republicata. De asemenea, prin Legea nr. 135/2007 republicata este reglementata arhivarea documentelor in forma electronica.

In arhiva angajatorul pastreaza documentele (in original) de resurse umane/salarizare etc, create de-a lungul timpului, documente in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile salariatilor.

In opinia noastra, daca originalul documentului este pe suport de hartie, atunci acesta se arhiveaza in aceasta forma, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996. Faptul ca documentele originale pe suport de hartie se scaneaza si se pastraza intr-o arhiva sub aceasta forma consideram ca reprezinta doar un mod mai facil de accesare al acestora insa ele nu sunt originale, ci doar copii scanate ale unor documente pe suport de hartie.


Apreciem ca aceste documente trebuie arhivate si pastrate fizic, in original, chiar daca ele sunt scanate si pastrate si sub aceasta forma de angajator.
Daca originalul documentului este in forma electronica (document electronic semnat cu semnatura electronica) atunci acesta se arhiveaza in forma electronica, cu respectarea prevederilor Legii nr. 135/2007.

Astfel, in Legea nr. 135/2007 se prevede ca primirea unui document in forma electronica in arhiva electronica este conditionata de indeplinirea urmatoarelor cerinte:

a) semnarea documentelor in forma electronica, cu semnatura electronica extinsa a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, denumita in continuare semnatura electronica;

b) valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului;

c) depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenta Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;

d) transmiterea informatiilor prevazute la art. 8 alin. (2) din Legea nr. 135/2007.

Arhivele electronice sunt gestionate de administratori de arhive electronice - persoane fizice sau juridice acreditate de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu sa administreze sistemul electronic de arhivare si documentele arhivate in cadrul arhivei electronice.

Raspuns oferit de Adina Popescu, consilier juridic, pentru PortalCodulMuncii.ro 

 

de PortalResurseUmane.ro


Ti-a placut acest articol?
Da Like, Printeaza sau trimite pe Email!
Votati articolul "Arhivarea documentelor de HR. Dupa arhiva electronica, angajatorul e obligat sa pastreze si fisierele fizice?":
Rating:

Nota: 3.42 din 5 din 6 voturi


Comentarii 0 comentarii
Click aici si adauga propriul comentariu



Timpul de munca si Programul de lucru. 10 Studii de caz pentru 2022

Atentie la TIMPUL de munca in 2022!

Cazuri practice, solutii si exemple

Descarcati gratuit Raportul Special

Completati adresa de email pentru a primi Raportul Gratuit "Timpul de munca si Programul de lucru. 10 Studii de caz pentru 2022".
© copyright 2012 - 2022 Resurse-Umane.ro . Toate drepturile rezervate.
Timpul de munca si Programul de lucru. 10 Studii de caz pentru 2022

Atentie la TIMPUL de munca in 2022!

Cazuri practice, solutii si exemple

Descarcati gratuit Raportul Special

Completati adresa de email pentru a primi Raportul Gratuit "Timpul de munca si Programul de lucru. 10 Studii de caz pentru 2022".

Acest site foloseste cookie-uri. Apasati butonul alaturat pentru o navigare cat mai usoara.
Daca folositi acest site, sunteti de acord cu utilizarea cookie-urilor.
X Acest site foloseste Cookies.
Continuarea navigarii implica acceptarea lor. Detalii aici